AI για ξενοδοχεία και καταλύματα: τηλέφωνο, κρατήσεις και μηνύματα χωρίς χαμένες κλήσεις

Dabster Labs · Τελευταία ενημέρωση 27 Αυγούστου 2026

Ένας AI τηλεφωνητής για ξενοδοχείο απαντά στο τηλέφωνο όλο το εικοσιτετράωρο σε ελληνικά, αγγλικά και άλλες γλώσσες. Απαντά σε ερωτήσεις για διαθεσιμότητα και πολιτικές, καταγράφει αιτήματα κράτησης και τα παραδίδει στη ρεσεψιόν, και χειρίζεται τα μηνύματα που έρχονται από WhatsApp και e-mail. Η ρεσεψιόν κρατά τον έλεγχο, το AI κρατά τη γραμμή ανοιχτή.

Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε τι κάνει στην πράξη, πού σταματά, τι λέει ο νόμος και τι κοστίζει. Γράφουμε ως εταιρεία που στήνει AI τηλεφωνητές και ροές εργασίας σε n8n στην Κύπρο και την Ελλάδα, με πελάτες και στην Κω.

Γιατί χάνονται κλήσεις στα ξενοδοχεία τις ώρες του check-in

Η ρεσεψιόν ενός εποχικού καταλύματος στελεχώνεται από την αρχή κάθε χρόνο. Οι άνθρωποι που προσλαμβάνετε την άνοιξη πρέπει να μάθουν το PMS, τις πολιτικές ακύρωσης, τα δωμάτια και τις τιμές μέσα σε λίγες μέρες. Το φθινόπωρο φεύγουν και η γνώση φεύγει μαζί τους.

Τις ώρες του check-in το τηλέφωνο χτυπά την ίδια στιγμή που σχηματίζεται ουρά μπροστά στη ρεσεψιόν. Ο υπάλληλος διαλέγει τον επισκέπτη μπροστά του, σωστά. Η κλήση πηγαίνει στον αυτόματο τηλεφωνητή ή κόβεται. Δεν ξέρετε ποιος κάλεσε: ίσως μια νέα κράτηση, ίσως ένας επισκέπτης που ρωτά για τη μεταφορά από το αεροδρόμιο.

Το ίδιο συμβαίνει το βράδυ και νωρίς το πρωί. Οι αγορές που σας στέλνουν επισκέπτες βρίσκονται σε άλλη ζώνη ώρας ή απλώς ψάχνουν διαμονή μετά τη δουλειά τους. Όποιος καλεί στις 11 το βράδυ και δεν βρίσκει κανέναν, σπάνια καλεί δεύτερη φορά. Κλείνει στο επόμενο κατάλυμα της λίστας.

Και τα μηνύματα: WhatsApp, e-mail, φόρμα ιστοσελίδας, πλατφόρμες κρατήσεων. Όταν όλα τα διαβάζει ένας άνθρωπος ανάμεσα σε δύο αφίξεις, οι απαντήσεις καθυστερούν και κάποιες χάνονται.

Τι κάνει ένας AI τηλεφωνητής σε ξενοδοχείο ή κατάλυμα

Ο AI τηλεφωνητής δεν αντικαθιστά τη ρεσεψιόν. Αναλαμβάνει τις επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις και τις ώρες που δεν σηκώνει κανείς, και παραδίδει στον άνθρωπο ό,τι χρειάζεται απόφαση. Οι βασικές χρήσεις:

• Πολύγλωσση απάντηση στο τηλέφωνο. Ο επισκέπτης μιλά στη γλώσσα του και ο τηλεφωνητής απαντά στην ίδια γλώσσα, μέρα και νύχτα.
• Ερωτήσεις πριν την άφιξη. Ώρα check-in και check-out, πάρκινγκ, πρωινό, πισίνα, κατοικίδια, απόσταση από την παραλία. Οι απαντήσεις προέρχονται από τις δικές σας πολιτικές, όχι από το διαδίκτυο.
• Πρόταση για μεταφορά και late check-out. Μία πρόταση σε μορφή μηνύματος, μία φορά, με ευγένεια. Αν ο επισκέπτης πει όχι, το θέμα κλείνει. Δεν πιέζει.
• Αίτημα αξιολόγησης μετά τη διαμονή. Την επομένη της αναχώρησης, ένα σύντομο μήνυμα με τον σύνδεσμο της αξιολόγησης.
• WhatsApp concierge κατά τη διαμονή. Ώρες πρωινού, πετσέτες, στάση λεωφορείου, ποιο εστιατόριο είναι ανοιχτό. Ό,τι θέλει άνθρωπο φτάνει στο housekeeping ή στη ρεσεψιόν.
• Ειδοποιήσεις προσωπικού. Κάθε αίτημα κράτησης, ακύρωση ή παράπονο φτάνει αμέσως στη ρεσεψιόν με σύντομη σύνοψη: ποιος, τι, ημερομηνίες, αριθμός επιστροφής.
• Σύνδεση με το PMS ή τη μηχανή κρατήσεων. Όπου υπάρχει API, ο τηλεφωνητής βλέπει διαθεσιμότητα και καταχωρεί το αίτημα κράτησης απευθείας.

Εδώ χρειάζεται ειλικρίνεια. Αρκετά PMS, ειδικά παλαιότερα ή τοπικά, δεν έχουν API. Σε αυτή την περίπτωση η ροή εργασίας δεν σταματά, αλλάζει μορφή: το αίτημα φτάνει με e-mail στη ρεσεψιόν ή γράφεται σε ένα κοινόχρηστο φύλλο που βλέπει το προσωπικό, και ο άνθρωπος το περνά στο σύστημα. Σας λέμε από την αρχή ποια από τις δύο εκδοχές ισχύει για το δικό σας σύστημα.

Εργασία	AI τηλεφωνητής	Ρεσεψιόν
Κλήση εκτός ωραρίου	Απαντά και καταγράφει	Βλέπει τη σύνοψη το πρωί
Ερώτηση για πολιτική ακύρωσης	Απαντά από τις πολιτικές σας	Παρεμβαίνει μόνο σε εξαιρέσεις
Αίτημα κράτησης	Καταγράφει ημερομηνίες, άτομα, επαφή	Επιβεβαιώνει και εισπράττει
Παράπονο επισκέπτη	Ακούει, καταγράφει, ειδοποιεί	Καλεί πίσω και λύνει
Ειδική τιμή ή group	Παραδίδει σε άνθρωπο	Αποφασίζει

AI για ξενοδοχεία στην Κω και τα νησιά

Δουλεύουμε με επιχειρήσεις στην Κω. Το παράδειγμα που μπορούμε να δείξουμε δημόσια δεν είναι ξενοδοχείο: είναι το DROSOS Clinic στην Αγία Μαρίνα, κέντρο οστεοπαθητικής και φυσιοπαθητικής του Σταμάτη Δρόσου, ολιστικού θεραπευτή. Είναι το πρώτο κέντρο στην Κω με AI τηλεφωνήτρια στη γραμμή του. Τις πρώτες τρεις εβδομάδες η Άννα, όπως ονομάζεται, απάντησε και τις 41 κλήσεις. Καμία χαμένη, και πάνω από τις μισές ήρθαν εκτός ωραρίου. Η μελέτη περίπτωσης έχει τις λεπτομέρειες.

Το μοτίβο είναι ίδιο με ενός καταλύματος: ξένοι πελάτες, κλήσεις εκτός ωραρίου, εποχικότητα, ένας άνθρωπος που δεν μπορεί να είναι παντού. Σε ένα ξενοδοχείο οι αριθμοί είναι απλώς μεγαλύτεροι.

Στα νησιά η σεζόν κρατά λίγους μήνες και το τηλέφωνο τον Ιανουάριο δεν χτυπά όπως τον Αύγουστο. Γι’ αυτό τα πλάνα μας αλλάζουν από μήνα σε μήνα. Τον χειμώνα μπορείτε να κατεβείτε σε ελαφρύτερο πλάνο που κρατά τη γραμμή ανοιχτή για τις κρατήσεις της επόμενης σεζόν, και να ανεβείτε ξανά την άνοιξη. Δεν πληρώνετε καλοκαιρινό όγκο τον χειμώνα.

Γλώσσες και προφορές: τι καταλαβαίνει ο AI τηλεφωνητής

Ελληνικά και αγγλικά περιλαμβάνονται σε κάθε πλάνο. Άλλες γλώσσες ρυθμίζονται ανάλογα με την πελατεία σας. Ο τηλεφωνητής αναγνωρίζει τη γλώσσα από τις πρώτες λέξεις του επισκέπτη και απαντά στην ίδια γλώσσα, χωρίς μενού «πατήστε 1 για αγγλικά».

Οι προφορές είναι το δύσκολο κομμάτι, και το λέμε ανοιχτά. Τα σύγχρονα μοντέλα αναγνώρισης ομιλίας χειρίζονται καλά τα αγγλικά με ολλανδική ή ιταλική προφορά και τα ελληνικά του ομογενή στις περισσότερες περιπτώσεις. Όταν ο τηλεφωνητής δεν είναι σίγουρος, επαναλαμβάνει αυτό που κατάλαβε και ζητά επιβεβαίωση, αντί να μαντέψει ημερομηνίες.

Ονόματα χωριών, παραλιών και ξενοδοχείων προστίθενται στο λεξιλόγιο του τηλεφωνητή πριν ξεκινήσει. Ένα σύστημα που δεν ξέρει τι είναι το Μαστιχάρι ή ο Κέφαλος θα κάνει λάθη. Γι’ αυτό η υλοποίηση ξεκινά με τη δική σας λίστα, και κάθε μήνα γίνεται επισκόπηση σε πραγματικές κλήσεις για να διορθωθεί ό,τι ξέφυγε.

Τι λέει ο νόμος: ενημέρωση για AI, δεδομένα επισκεπτών, ηχογράφηση

Τρία θέματα. Πρώτο, η ενημέρωση ότι ο επισκέπτης μιλά με AI. Ο τηλεφωνητής που παραδίδουμε το λέει στην πρώτη πρόταση, σε κάθε γλώσσα. Δεν είναι μόνο καλή πρακτική: ο ευρωπαϊκός Κανονισμός για την τεχνητή νοημοσύνη (ΕΕ) 2024/1689 προβλέπει στο άρθρο 50 ότι ένα πρόσωπο πρέπει να ενημερώνεται ότι συνομιλεί με σύστημα AI, εκτός αν είναι προφανές, και οι υποχρεώσεις αυτές ισχύουν από τις 2 Αυγούστου 2026.

Δεύτερο, τα δεδομένα των επισκεπτών. Ο GDPR ισχύει και στην Ελλάδα και στην Κύπρο. Ο επισκέπτης πρέπει να ξέρει ποιος επεξεργάζεται τα στοιχεία του και γιατί. Ο τηλεφωνητής ζητά μόνο ό,τι χρειάζεται για το αίτημα (ημερομηνίες, άτομα, όνομα, τρόπος επικοινωνίας) και όχι αριθμούς καρτών ή διαβατηρίων. Προτείνουμε διατήρηση των συνόψεων για 30 ημέρες. Η φιλοξενία γίνεται σε ευρωπαϊκή υποδομή.

Τρίτο, η ηχογράφηση, και εδώ η Ελλάδα είναι αυστηρή. Το άρθρο 370Α του Ποινικού Κώδικα, όπως τροποποιήθηκε με τον ν. 5002/2022 (άρθρο 10), τιμωρεί την ηχογράφηση της δικής σας τηλεφωνικής συνομιλίας χωρίς τη ρητή συγκατάθεση του άλλου μέρους ως κακούργημα, με κάθειρξη έως 10 έτη. Δεν υπάρχει εξαίρεση για όποιον ηχογραφεί τη δική του συνομιλία. Ο ν. 3471/2006 (άρθρο 4 παρ. 3) απαιτεί συγκατάθεση και των δύο μερών, ενώ η ΑΠΔΠΧ θεωρεί επαρκή την προηγούμενη ενημέρωση, και η αντίφαση δεν έχει κριθεί από δικαστήριο. Η ΑΠΔΠΧ έχει κρίνει (απόφαση 65/2010) ότι η «ποιότητα εξυπηρέτησης» δεν είναι αποδεκτός σκοπός ηχογράφησης.

Γι’ αυτό οι AI τηλεφωνητές που παραδίδουμε στην Ελλάδα τρέχουν με την ηχογράφηση κλειστή, εκτός αν ο πελάτης έχει νόμιμο σκοπό. Ένα ξενοδοχείο σπάνια έχει. Η ρεσεψιόν παίρνει γραπτή σύνοψη της κλήσης, όχι ηχητικό. Στην Κύπρο ο κανόνας μας είναι ο GDPR και η ενημέρωση του καλούντος στην αρχή της κλήσης.

Πόσο κοστίζει ένας AI τηλεφωνητής για ξενοδοχείο

Οι τιμές είναι δημόσιες στον τιμοκατάλογό μας και ισχύουν για κάθε κλάδο, άρα και για καταλύματα.

Πλάνο	Μηνιαία συνδρομή	Υλοποίηση	Για ποιον
Starter	419 ευρώ	από 990 ευρώ	Μικρό κατάλυμα, 5 έως 8 κλήσεις την ημέρα, 500 λεπτά, επιπλέον λεπτά 0,40 ευρώ
Growth	1.179 ευρώ	από 1.900 ευρώ	Ξενοδοχείο με ρεσεψιόν και περισσότερες κλήσεις την ημέρα
Pro	2.179 ευρώ	από 4.500 ευρώ	Μεγάλος όγκος κλήσεων ή περισσότερες μονάδες

Όλα τα πλάνα περιλαμβάνουν ελληνικά και αγγλικά, καταχώρηση στο ημερολόγιο, άμεσες ειδοποιήσεις στην ομάδα και μηνιαία επισκόπηση σε πραγματικές κλήσεις. Το πλάνο αλλάζει από μήνα σε μήνα, όπως είπαμε για τη σεζόν.

Αν θέλετε και ροές εργασίας πέρα από το τηλέφωνο, για παράδειγμα σύνδεση με το PMS, αυτόματα μηνύματα πριν την άφιξη ή αιτήματα αξιολόγησης, αυτά τιμολογούνται ως έργο αυτοματισμού: έλεγχος διαδικασιών από 500 ευρώ (πιστώνεται στην κατασκευή), κατασκευή με σταθερή τιμή από 2.500 ευρώ, διαχείριση από 699 ευρώ τον μήνα. Περισσότερα στο άρθρο για το κόστος του AI automation.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί το AI να ολοκληρώσει μόνο του την κράτηση;

Καταγράφει το αίτημα με ημερομηνίες, άτομα και στοιχεία επικοινωνίας, και όπου υπάρχει API ελέγχει τη διαθεσιμότητα. Η επιβεβαίωση και η πληρωμή γίνονται από τη ρεσεψιόν ή από τη μηχανή κρατήσεών σας, ώστε να μην αλλάξει τίποτα στο πώς εισπράττετε.

Τι γίνεται αν ο επισκέπτης ζητήσει άνθρωπο;

Σε ώρες λειτουργίας η κλήση μεταφέρεται στη ρεσεψιόν. Εκτός ωραρίου ο τηλεφωνητής κρατά το αίτημα και το προσωπικό ενημερώνεται αμέσως για να καλέσει πίσω.

Δουλεύει με το PMS που έχω;

Αν το PMS ή η μηχανή κρατήσεων έχει API, ναι. Αν δεν έχει, η ροή περνά από e-mail ή κοινόχρηστο φύλλο και ο άνθρωπος κάνει την καταχώρηση. Πείτε μας το όνομα του συστήματος και σας απαντάμε ποια περίπτωση ισχύει.

Ηχογραφούνται οι κλήσεις;

Στην Ελλάδα όχι, εκτός αν υπάρχει νόμιμος σκοπός, γιατί η ηχογράφηση χωρίς ρητή συγκατάθεση είναι κακούργημα κατά το άρθρο 370Α του Ποινικού Κώδικα. Η ρεσεψιόν παίρνει γραπτή σύνοψη. Στην Κύπρο ακολουθούμε τον GDPR και ενημερώνουμε τον καλούντα στην αρχή της κλήσης.

Τι γίνεται τον χειμώνα που το κατάλυμα είναι κλειστό;

Τα πλάνα αλλάζουν από μήνα σε μήνα. Μπορείτε να κατεβείτε σε ελαφρύτερο πλάνο που απαντά μόνο σε ερωτήσεις και αιτήματα για την επόμενη σεζόν, και να επιστρέψετε στο πλήρες την άνοιξη.

Θέλετε να ακούσετε πώς μιλά; Καλέστε τη γραμμή επίδειξης στο +357 22 152092, απαντά το AI. Ή γράψτε μας με το όνομα του PMS σας και τον αριθμό των δωματίων, και σας λέμε ποιο πλάνο ταιριάζει.