Μελέτη περίπτωσης: το back office ενός εκπαιδευτικού κέντρου χωρίς χειρωνακτική καταχώρηση, από τα μητρώα ως τα τιμολόγια

Dabster Labs · Μελέτη περίπτωσης · Τελευταία ενημέρωση 27 Οκτωβρίου 2026

Ένα κέντρο επαγγελματικής κατάρτισης στη Λευκωσία λειτουργεί με ομάδα λίγων ατόμων, εκατοντάδες εγγραφές τον χρόνο, σεμινάρια με κρατική επιδότηση και πελατολόγιο επαγγελματιών που πρέπει να συμπληρώνουν ώρες συνεχούς εκπαίδευσης κάθε χρόνο. Η ίδια δουλειά του back office γινόταν με τα χέρια κάθε μέρα, από τους ίδιους ανθρώπους. Εδώ είναι τι αυτοματοποιήσαμε, τι μετράει και πώς χτίστηκε. Ο πελάτης δεν ονομάζεται, με δική του επιθυμία, και τα συστήματα τρίτων περιγράφονται μόνο γενικά.

Το πρόβλημα

• Παρακολούθηση των σεμιναρίων του ανταγωνισμού και των επαγγελματικών μητρώων, με αντιγραφή στοιχείων σε φύλλα.
• Απάντηση σε κάθε φόρμα εγγραφής με τις σωστές οδηγίες για την κρατική πλατφόρμα επιδότησης.
• Διπλή καταχώρηση συμμετεχόντων: στην κρατική πλατφόρμα και στο CRM.
• Tickets που έμεναν ανοιχτά για μήνες αφού ο άνθρωπος είχε ήδη εγγραφεί ή το μάθημα είχε τελειώσει.
• Διπλότυπες εταιρείες και επαφές στο CRM, ώστε το ίδιο email να φτάνει δύο φορές στον ίδιο άνθρωπο.
• Τιμολόγια προμηθευτών που ο λογιστής άνοιγε ένα ένα για να αποφασίσει τύπο κίνησης, λογαριασμό εξόδου και κωδικό ΦΠΑ, και μετά τα καταχωρούσε.

Τι χτίσαμε

Έξι αυτοματισμοί που τρέχουν στον δικό του server, στην ΕΕ, με AI μόνο εκεί που χρειάζεται κρίση. Κάθε απόφαση που έχει συνέπεια, όπως η αποστολή email ή η καταχώρηση στο λογιστικό, περνάει από άνθρωπο με ένα κλικ.

1. Ρομπότ παρακολούθησης αγοράς

Μπαίνει σε δημόσια μητρώα και καταλόγους σεμιναρίων, διαβάζει τις εγγραφές, τις ταιριάζει με τις υπάρχουσες επαφές στο CRM και δημιουργεί τις νέες. Μηνιαία αναφορά στέλνεται μόνο αν άλλαξε κάτι. Πρώτη εκτέλεση: 4.389 εγγραφές σε 55 λεπτά χωρίς καμία αποτυχία, 2.015 νέες επαφές, 2.312 ταιριάσματα με υπάρχουσες, και 118 από 118 σεμινάρια συνδεδεμένα με τον σωστό φορέα.

2. Εγγραφές χωρίς γραμματεία

Κάθε 10 λεπτά διαβάζει τις νέες φόρμες από το site και απαντά με τις σωστές οδηγίες επιδότησης, με τη διατύπωση που θα χρησιμοποιούσε η γραμματεία. Οτιδήποτε ασυνήθιστο γίνεται callback για άνθρωπο. Μαθήματα και συμμετέχοντες συγχρονίζονται κάθε ώρα από την κρατική πλατφόρμα στο CRM, και καθημερινή υπενθύμιση φεύγει σε όσους δεν έχουν ολοκληρώσει την εγγραφή τους πριν την προθεσμία.

3. Κύκλος ζωής ticket

Κάθε πρωί κλείνει τα tickets όσων εγγράφηκαν ή όσων το μάθημα τελείωσε, χειρίζεται ακυρώσεις, σημαδεύει όσα κόλλησαν, και μεταφέρει τους ενδιαφερόμενους που δεν εγγράφηκαν στην επόμενη εκτέλεση του ίδιου μαθήματος. Πρώτη εκτέλεση: 16 leads ανακυκλώθηκαν και πάνω από 22 tickets που ήταν μήνες ανοιχτά καθάρισαν.

4. Καθαρό CRM

Μία φορά συγχώνευση 68 ομάδων διπλότυπων, που έφερε τη λίστα εταιρειών από 1.982 σε 1.912. Από τότε, καθημερινός ανιχνευτής διπλότυπων επαφών, με άνθρωπο να εγκρίνει κάθε συγχώνευση.

5. AI λογιστής

Κάθε τιμολόγιο προμηθευτή διαβάζεται, ο προμηθευτής αναγνωρίζεται ακόμη και όταν το όνομά του υπάρχει μόνο στο λογότυπο, και ο agent προτείνει τύπο κίνησης, λογαριασμό εξόδου και κωδικό ΦΠΑ σύμφωνα με τους κανόνες ΦΠΑ Κύπρου και τις συνήθειες της εταιρείας. Ο λογιστής εγκρίνει ή διορθώνει σε μία σελίδα, με το PDF δίπλα. Κάθε διόρθωση αποθηκεύεται ανά προμηθευτή, και μετά από δύο ίδιες εγκρίσεις ο προμηθευτής περνά στη γραμμή «ένα κλικ».

Μέτρηση σε 36 πραγματικά τιμολόγια 8 εταιρειών, με τις πραγματικές καταχωρήσεις του λογιστή ως σωστή απάντηση και πριν ο agent μάθει οτιδήποτε από διορθώσεις: ΦΠΑ σωστός σε 31, λογαριασμός σε 28, τύπος κίνησης σε 27, και η γραμμή «ένα κλικ» 7 στα 7. Το λογιστικό της παραγωγής δεν το γράφει ποτέ ο agent. Κάθε πρωί το backup επαναφέρεται σε δοκιμαστικό αντίγραφο, η γνώση του agent ανανεώνεται και ξαναπαίζονται 539 παλιά τιμολόγια. Αν το ποσοστό επιτυχίας πέσει, η νέα γνώση δεν ανεβαίνει και η αναφορά λέει γιατί.

6. Αναφορές που διαβάζονται σε 90 δευτερόλεπτα

Πρωινό digest με 10 ελέγχους σε servers, ασφάλεια και δουλειά, εβδομαδιαίο brief διοίκησης, και ημερήσια αναφορά δραστηριότητας ανά υπάλληλο. Μαζί αντικαθιστούν πέντε με έξι χειρωνακτικούς ελέγχους την ημέρα.

Αποτελέσματα

• Πάνω από 200 ώρες τον μήνα χειρωνακτικής δουλειάς που δεν γίνονται πια με τα χέρια, κατά την εκτίμηση της ομάδας.
• 198 εγγραφές από την 1η Μαΐου, με καταγεγραμμένη πρώτη επαφή για τις 100. Από αυτές, 35 ήρθαν από το αυτοματοποιημένο outreach.
• Κάθε εγγραφή πιστώνεται στο κανάλι που την έφερε: κλήση, newsletter, email ή chatbot. Η διοίκηση βλέπει τι αποδίδει.
• Κανένα δεδομένο δεν φεύγει από την ΕΕ: τοπικό μοντέλο διαβάζει τα μητρώα, ευρωπαϊκός πάροχος AI διαβάζει τα τιμολόγια, και όλα τρέχουν στον server του πελάτη.
• Ο λογιστής βλέπει μία σελίδα και πατά ένα κουμπί, αντί να ανοίγει κάθε PDF.

Πώς χτίστηκε

Python και n8n στον server του πελάτη, CRM Dolibarr, τοπικά και ευρωπαϊκά μοντέλα AI, email μέσω του δικού του SMTP. Κάθε αυτοματισμός έχει log, αναφορά και διακόπτη. Ξεκινήσαμε με έλεγχο διαδικασιών, παραδώσαμε σταδιακά από τον Απρίλιο, και κάθε κομμάτι μπήκε σε παραγωγή μόνο αφού έτρεξε παράλληλα με τον άνθρωπο που έκανε τη δουλειά.

Τι δεν αυτοματοποιήσαμε: την τελική έγκριση. Ο λογιστής εγκρίνει κάθε καταχώρηση, η γραμματεία βλέπει κάθε callback, και η διοίκηση παίρνει αναφορά για κάθε συγχώνευση. Ο αυτοματισμός κάνει την προετοιμασία και την επανάληψη, ο άνθρωπος κρατά την απόφαση. Έτσι ένα λάθος του μοντέλου διορθώνεται σε δευτερόλεπτα και γίνεται μάθημα για την επόμενη φορά, αντί να περάσει στα βιβλία.

Γιατί τα νούμερα είναι όπως είναι

Οι αριθμοί εγγραφών, τα ποσοστά ταιριάσματος και η ακρίβεια προέρχονται από τα logs των συστημάτων και από αξιολογήσεις πάνω στις πραγματικές καταχωρήσεις του λογιστή. Οι ώρες είναι εκτίμηση της ομάδας, όχι χρονόμετρο, και το λέμε. Όπου ένα νούμερο δεν μπορούσε να μετρηθεί, το αφήσαμε έξω αντί να το εφεύρουμε.

Πώς μοιάζει αυτό για εσάς

Αν η ομάδα σας περνά ώρες σε αντιγραφή στοιχείων ανάμεσα σε συστήματα, σε απαντήσεις που είναι πάντα ίδιες, ή σε τιμολόγια που κάποιος καταχωρεί ένα ένα, αυτή είναι η δουλειά που αυτοματοποιούμε. Ξεκινά με έλεγχο διαδικασιών και σταθερή τιμή γραπτώς. Δείτε τι χτίζουμε, διαβάστε τι είναι η αυτοματοποίηση διαδικασιών, ή κλείστε μια κλήση.

Διαβάστε επίσης: Το AI Mode της Google κατατάσσει τη Dabster Labs AI leader σε Κύπρο και Ελλάδα